Au sein du Cercle, la question de la régie et du forfait se pose régulièrement. La question existentielle de beaucoup de nos membres en arrivant est comment faire une transition de la régie au forfait ?
Commençons par définir notre terrain de jeu. Dans mon exemple, je prends le cas d’un profil de développeur logiciel en freelance pour illustrer. Si ton métier est différent, cela fonctionne aussi. 🙂
La mission en régie
Une mission en régie, aussi appelée assistance technique, désigne un mode de collaboration dans lequel un développeur freelance est engagé par une entreprise pour travailler sur un projet spécifique, généralement sur le site du client. Le développeur fonctionne comme un membre temporaire de l’équipe du client, sous la direction et le contrôle de ce dernier.
Avantages d’une mission en régie
- Intégration : le développeur a la possibilité de s’intégrer dans une équipe et d’interagir directement avec le client, ce qui peut faciliter la communication et la compréhension des besoins.
- Régularité de revenus : les missions en régie offrent habituellement une facturation stable pour la durée du contrat.
- Formation : le développeur peut acquérir de nouvelles compétences et expériences en travaillant dans des environnements variés et sur divers projets.
- Possibilité d’extension : si le client est satisfait du travail, la mission peut être prolongée, ce qui donne une certaine sécurité pour l’avenir.
Inconvénients d’une mission en régie
- Moins de flexibilité : en général, le développeur doit respecter les horaires de travail et les méthodes de l’entreprise cliente, ce qui peut réduire la flexibilité. Cela rend aussi plus difficile le fait de signer un autre client en parallèle.
- Déplacement : selon le lieu de travail du client, le développeur pourrait avoir à se déplacer, ce qui peut être contraignant.
- Moins d’autonomie : comme le développeur travaille sous la supervision directe du client, il a généralement moins d’autonomie par rapport à un freelance ayant plusieurs clients.
- Risque de salariat déguisé : dans certains cas, une mission en régie peut ressembler à un emploi salarié, ce qui pourrait entraîner des problèmes juridiques.
La mission au forfait
Une mission au forfait pour un développeur freelance est un type de contrat où le développeur est engagé pour accomplir un travail défini avec des objectifs précis. Le paiement est convenu à l’avance et est indépendant du temps passé pour réaliser le travail. Le développeur est responsable de la réalisation du projet dans son intégralité, souvent en travaillant à distance.
Avantages d’une mission au forfait
- Autonomie : le développeur a plus de contrôle sur la manière dont le travail est réalisé, ce qui permet une plus grande créativité et indépendance.
- Flexibilité : comme le paiement n’est pas lié au temps passé, le développeur peut gérer son temps comme il le souhaite, tant que le travail est terminé à la date convenue.
- Rentabilité : si le développeur est capable de terminer le travail plus rapidement que prévu, la mission au forfait peut être plus rentable que les contrats basés sur le temps.
- Sécurité financière : le prix est convenu à l’avance, ce qui donne une certaine sécurité financière.
Inconvénients d’une mission au forfait
- Estimation du travail : il peut être difficile d’estimer précisément combien de temps et d’efforts seront nécessaires pour accomplir le travail, ce qui peut entraîner un travail supplémentaire non rémunéré.
- Gestion du client : si le client demande des changements ou des ajouts qui n’étaient pas prévus dans le contrat initial, cela peut entraîner des conflits (a minima des négociations, il faut être à l’aise avec cela).
- Risque financier : si le projet prend plus de temps que prévu, cela réduit la rentabilité du contrat.
- Pression : comme le développeur est responsable de la livraison finale du projet, cela peut entraîner une pression supplémentaire.
Passer de la régie au forfait : les étapes à suivre
Tu es en régie chez un client, tu aimerais passer au forfait ? Regardons ensemble comment procéder
Le fait de passer de la régie au forfait chez le même client me semble délicat. Il connaît le TJM que tu factures en régie. Il va donc immanquablement calculer ton forfait divisé par ton TJM pour avoir une base de jour facturé. 
Il me semble que ce n’est pas la voie la plus simple pour effectuer une transition de la régie vers le vers forfait. Cela implique sûrement un changement de client. 
Comment amener le sujet ?
Lors de ton avant-vente, expliquer que le forfait est ton mode de fonctionnement et les avantages pour le client :
- Maîtrise du budget à périmètre constant,
- Expertise,
- Responsabilité partagée.
Pense à bien cadrer la relation pour éviter que le client achète un forfait puis y inclus tout ce dont il a envie. Ce serait dangereux pour toi. Le forfait doit avoir une limite claire sur ce qui sera livré ou non.
Prévois aussi des « points de passage » permettant un bilan régulier de ce qui est fait (savoir faire et faire savoir). Par exemple à chaque fin de sprint.
Prévois une facturation de façon régulière, par exemple à chaque début de mois.
Les pièges à éviter avec une facturation au forfait
- Ne pas cadrer la relation correctement.
- Que la relation ne soit pas cadrée.
- Le fait de ne pas être clair sur le cadre. 😄
Blague à part, le cadre est essentiel. Il doit être posé de manière rigoureuse, compris par toutes les parties.
Pour ma part, j’ai fini par écrire une liste d’exclusion dans mes missions : je ne me déplace pas, si je me déplace, c’est exceptionnel, c’est parce que je l’ai décidé, le déplacement est facturé à tel taux horaire, je ne rédige pas de slides, je n’effectue pas de traduction, etc.
De manière plus générale, je ne réalise rien d’autre que ce qui est dans le cadre précis de la mission.
Une formulation possible issue de mon contrat de prestation de service :
Cette mission inclut un accompagnement constitué uniquement de direction de projet. Par conséquent, aucun livrable, production de contenu, ou paramétrage ne sera réalisé.
Pour ces éléments, le client réalise lui-même ou fait réaliser par un prestataire tiers le cas échéant.
Structurer son avant-vente et avoir une offre
En avant vente (RDV d’une heure) je fais ceci en live avec mon client :
- Partir du besoin client.
- Le reformuler.
- S’assurer que le client est d’accord avec cela.
- Calculer le coût de non-intervention en €.
- Valider avec le client ce coût.
- Proposer un plan d’action macro
- Ajuster avec le client pour le valider
- Définir un rationnel pour la facturation (nombre de mois, nombre de fonctionnalités, nombre de bugs à corriger).
- Annoncer un budget / rationnel.
- Valider avec le client ce budget.
À la fin d’un rendez-vous : envoyer le compte rendu par e-mail tout de suite et enchaîner sur la facture d’acompte (nous avons eu l’accord lors du RDV).
J’espère que cela pourra t’aider. Si tu as des questions, tu peux laisser un commentaire, j’y répondrai avec plaisir.
