Les outils du freelance pour bien gérer son temps

Quand on est freelance, le temps c’est de l’argent, le nerf de la guerre, tout ce qu’on veut. Voici donc quelques conseils et outils pour mieux le gérer !

Suivre le temps passé sur chaque mission

Le premier conseil est sûrement le plus évident : quand on mesure le temps qu’on passe sur chaque mission, on sait plus précisément comment facturer son travail aux clients. Et puis on se rend mieux compte de ses pics de productivité et des moments où l’on est le moins efficace. Comme nous l’expliquait la graphiste indépendante Morgane Parma, utiliser un outil de tracking “m’a permis de voir le temps que je passais sur Facebook ! L’installer m’a fait doubler ma productivité. Je travaille vite et mieux, j’ai plus de temps pour moi et je facture mieux.”

Les outils sont nombreux. Ils s’appellent TimeCamp, Toggl ou encore Time Doctor. Certains ont même une fonction qui vous alerte quand vous êtes en train de vous laisser happer par une distraction. Et pour les freelances qui facturent leur travail au temps passé, un outil comme Sighted, ou Freebe, qui génère des rapports pour prouver au client que la facture est fondée, est peut-être une bonne idée.

Tromper la procrastination

Pour être efficaces, beaucoup de freelances ne jurent que par la méthode Pomodoro : on travaille pendant 25 minutes sans interruption, puis on fait une pause de 5 minutes, et au bout de 4 sessions on prend une pause plus longue. D’après Francesco Cirillo, qui l’a mise au point, la méthode favorise la concentration : le travail par intervalles facilite le fait de s’y mettre et la promesse de la pause fonctionne comme une carotte qui aide à être plus efficace. Sur son blog, l’auteur et coach Chris Winfield va jusqu’à affirmer qu’il a abattu 40 heures de travail en 16,7 heures grâce à cette technique. Il existe tout plein de timers Pomodoro (ici, là, là ou là, et une liste assez complète ici).

Si votre métier exige que vous soyez devant un ordinateur connecté à internet, la tentation peut être grande, dès que vous butez sur quelque chose, d’aller faire un tour sur votre site de procrastination préféré. Dans ce cas, des apps comme SelfControl ou HeyFocus sont assez efficaces : vous définissez vous-mêmes quels sites désactiver et pour combien de temps, sans pouvoir revenir sur votre décision — à moins de se lancer dans un redémarrage de l’ordinateur, mais peut-être qu’entretemps votre envie d’aller sur Twitter se sera émoussée. Plus complet, Rescue Time permet à la fois de bloquer les sites qui déconcentrent, d’être alerté quand on a passé un certain temps sur une tâche, et de faire des “logs” du temps passé sur chaque type d’activité (appels, e-mails, etc.).

Avoir des process de suivi des tâches

C’est peut-être moche d’avoir des process quand on est tout seul et qu’aucun boss ne nous y oblige, mais c’est aussi le meilleur moyen de gagner du temps.

Ça peut être aussi simple que de faire des checklists pour chacune des tâches. La coach Lisa Mallis fournit un petit guide dans lequel elle explique qu’elle a ainsi divisé par deux le temps dont elle a besoin pour écrire et publier un post de blog. Les bonnes vieilles to-do lists pour visualiser ce qu’on a à faire fonctionnent aussi très bien. Pour ça, l’application Workflowy est très efficace, parce qu’elle est confondante de simplicité : c’est aussi intuitif que de faire des listes sur papier. Les avantages de le faire sur une app : on peut créer des tags, faire des sous-listes et partager ses notes. Certains recommandent Todoist, plus complète et interactive, et qui est dotée d’un joli outil de suivi de productivité. Pour ceux qui définitivement préfèrent le papier, il suffit de faire un bullet journal : ses adeptes ne jurent que par lui pour enfin venir à bout de toutes leurs tâches.

Bien évidemment, il est indispensable de faire des listes réalistes : “Ne mettez pas dix éléments sur votre liste quand vous savez que vous n’en ferez que trois ou quatre”, avertit Kelly Vaughn chez Shopify.

À l’étape d’après, certains font des tableaux Excel, d’autres utilisent Trello pour suivre la progression de leur travail. À vous de trouver l’outil de suivi qui vous convient. Pour ma part, j’utilise l’application Notion, qui me permet de faire un tableau de suivi à la Trello, de centraliser toutes les notes prises en réunion, de faire une grille Excel de suivi de ma trésorerie… bref, d’avoir à peu près tout au même endroit.

Répartir intelligemment le travail

Enfin, pour bien gérer son temps quand on est freelance, il me paraît indispensable de savoir quel bosseur on est : plutôt du matin, du soir ? Quelles tâches préfère-t-on faire à quel moment de la journée ? Pour ma part, après quelques années de travail indépendant, j’ai appris que c’était le matin que j’étais le plus efficace, que j’étais peu capable d’accomplir des tâches exigeantes intellectuellement entre l’heure du déjeuner et le milieu d’après-midi, et que je retrouvais un peu le feu sacré à partir de 16h. J’organise désormais mes journées comme ça : les tâches les plus exigeantes sont réglées le matin ou en fin d’après-midi, et entre les deux je fais des e-mails, du suivi de dossier, des réunions, des recherches… et parfois complètement autre chose.

Ces quelques conseils et outils devraient déjà, on l’espère, vous aider à mieux gérer vos journées de travail. Ensuite, se pose l’éternelle question de l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée… Mais ça, c’est une autre histoire.

Cet article a été initialement écrit par Plilothée Gaymard pour le site Amedee.co.